事業再構築補助金の実績報告の必要書類と作成方法、手順、注意点を解説
事業再構築補助金の交付を受ける事業者は、補助対象事業が完了したのち実績報告をする義務があります。実績報告をするには、採択された設備やシステムの導入・発注・支払いなどの完了が必要となり、実績報告を行なって初めて補助金額が確定します。
これから事業再構築補助金の申請を検討している事業者の方は、実績報告について事前に理解しておくと、申請の流れが理解できるうえ報告書が作成しやすくなります。この記事を参考に、実績報告についてぜひ理解を深めてみてください。
事業再構築補助金の実績報告とは
事業再構築補助金の実績報告とは、採択された事業に対して実施結果を報告し、正式に補助金を請求するための資料提出手続きのことです。
補助金は、採択されただけでは支払われず、報告書の提出が必要です。報告書を提出し、対象事業の実施や支払いなどが確認できたのち、正式な補助金額が決まり、支給を受けられます。
実績報告の内容に不備がある・書類が不足している・期限内に提出されないなどの場合は、補助金の受け取りができなくなる可能性もあります。実績報告に必要な手続きや書類を事前に把握しておくことが重要です。
実績報告の作成が難しいと感じる事業者は多い
事業再構築補助金の実績報告は、多くの添付書類が必要です。詳しい必要書類は後述しますが、通常の取引ではあまり発行されない見積依頼書などを提出する場合もあります。
提出書類は、事業の流れに沿った時系列にまとめ、提出時にPDFへまとめなくてはなりません。原本がある書類は原本を保存するほか、全ての書類の右上に管理番号の記載も必要です。
社内で準備できる経理関連の書類以外にも、取引先に依頼して発行してもらう書類や、事業実施中の現場の写真など、さまざまな書類が求められます。
また、実績報告書は、作成マニュアルと補助事業の手引きとの両方を確認しながら作成する必要があります。修正が必要な箇所があれば、事務局から修正依頼が入りますが、高い確率で差し戻しされているのが現状です。
以上の理由から、実績報告書の作成はハードルが高いと感じている事業者が多いです。特に、初めて実績報告書を作成する時は、戸惑うことが多いかもしれません。マニュアルや手引きを熟読した上で、不明な点があれば早い段階で事務局へ問い合わせておくと安心です。
事業再構築補助金の採択後の流れ
事業再構築補助金が採択されてから、実際に補助金が支払われるまで、どのような流れで手続きが進むのかを見てみましょう。
採択の公表および通知
交付申請・審査・決定
「交付決定通知書」の受領
補助事業期間（12か月間または14か月間）の開始～終了
「実績報告書」の作成および提出
実地検査（必要な場合のみ）
「確定通知書」の受領
「精算払請求書」の提出
補助金の受領
事業化状況および知的財産権取得状況の報告
取得財産の処分（必要な場合のみ）
事業類型ごとで定められた補助事業期間内に、実績報告書の提出までを終わらせる必要があります。発注や納入が遅れると、報告書の作成期間も短くなってしまうため、少しずつ書類の準備を進めておくようにしましょう。
実績報告の必要書類
実績報告をするのに必要な書類は、全ての補助対象経費に対して準備しなくてはなりません。書類の不備があると、事務局から差し戻しされますので、できるだけ差し戻しを少なくするよう書類を作成しましょう。
補助対象経費の区分にかかわらず必要な書類
建物費や機械装置・システム構築費などの補助対象経費区分に関係なく、以下の2つの書類は必ず提出します。
出納帳のコピー（補助事業に要した経費の出納状況が分かる部分）
通帳のコピー（補助事業に要した経費の出金が確認できる部分と、金融機関名・支店名・種別・口座番号が分かる部分）
補助対象経費の区分ごとに必要な書類
補助対象経費の区分ごとで、必要な書類は変わってきますが、主な必要書類は以下の通りです。詳しい書類は、必ずマニュアルや公募要項で確認し、不明な点は事務局へ問い合わせてください。
見積もり依頼書
見積書
相見積書（単価が50万円以上のシステムや機械などを導入するとき）
業者選定理由書（相見積もりをせず、1者のみから選定した場合）
契約書
発注書・受注書（見積書と同じ金額・項目の記載が必要）
請求書・領収書（発注書と同じ内容での作成が必要）
検収書（赤書きで、検収日・従業員のサインが入った納品書等でも可能）
事業を行っている現場や設備などの写真
実績報告書の作成方法
事業再構築補助金の実績報告書を作成するには、以下の流れで進めていきましょう。
書類を日付順に並べる
書類の日付に整合性が取れているかを確認するため、日付順に書類を並べます。日付が早い順に、以下のように書類が並べば、整合性がとれています。
見積依頼日→見積発行日→発注日→契約日→納品日（検収日）→請求日→支払済日
（隣り合っている書類の右側の日付は、左側の同日以降であることが条件）
全ての書類に番号をつける
経費の区別がすぐにわかるよう、書類の右上に番号をつけます。番号は、手書きでも問題ありません。
例えば、機械を4台導入したときには、各機械に対して「機-1」・「機-2」・「機-3」・「機-4」と番号をふるため、全部で書類の束が4つできます。
番号をつけた書類をPDF化する
番号をつけた書類ごとにPDFファイルを作成し、以下のルールでファイル名をつけます。
Rから始まる受付番号_書類の番号_書類の内容
提出に必要な様式を作成する
PDFファイルが作成できたら、いよいよ報告に必要な書類を作成します。作成するのは、以下の様式です。
補助事業実績報告書(様式第6)
補助事業実績報告書（様式第6の別紙1）
経費明細表（様式第6の別紙2）
費目別支出明細書（様式第6の別紙3）
取得財産等管理台帳（様式第7）
画像データ・費目別支出明細書・元帳を作成する際には、それぞれ参考様式17・18・19を利用します。
jGrantsで申請する
申請に必要な様式と書類のデータ作成が終わったら、jGrantsで実績報告の申請をします。郵送では受け付けていませんので、必ずjGrantsで申請しましょう。
実地検査の要請があれば必ず受けなくてはならない
書類の申請後、必要に応じて事務局の検査員が現地を訪問することがあり、これを「実地検査」と言います。書類の記載内容と、現地の状況が位置しているか、きちんと機能しているかなどを確認する検査であり、事業者はこれに協力しなくてはなりません。実地検査が行われる際は、原則として事前に連絡が入りますので、書類などを準備しておきましょう。
報告書の内容や実地検査に問題がなく、審査に通過すると、補助金の額が確定します。確定通知書を確認したのち、jGrantsで精算払い請求書を提出すると、補助金が振り込まれます。
実績報告の注意点
事業再構築補助金における実績報告の書類を作る時には、以下の点に注意が必要です。
銀行振込以外の方法で支払った場合は追加書類が必要
事業再構築補助金では、金銭の支払いを銀行振込で行うことと規定されています。ただし、やむを得ない事情により、銀行振込以外の方法で支払う場合もあるでしょう。その場合には、実績報告時に追加書類の提出が必要です。
クレジットカードで支払った場合は、事前に事務局への相談が必要であるのに加え、実績報告時に以下の書類を提出しましょう。
カード会社が発行した、クレジットカードの利用明細書（補助対象期間中）
クレジット利用の旨を記載した領収書（ない場合は、カードを利用した際の控え）
カード利用金額の引き落としが分かるもの（通帳の該当部分のコピーなど）
クレジットの利用に対してポイントがついた場合、補助対象経費から差し引かなくてはなりません。付与されたポイントと、1ポイント当たりの還元率が分かる書類の提出も必要です。
補助事業に対して、個人名義で立て替え払いを行った場合は、補助対象期間中に個人へ立替分を支払う必要があります。加えて、実績報告時に下記の書類を提出します。
会社から個人口座へ振り込んだことがわかる証明書
会社から個人へ支払った事がわかる通帳のコピー
補助事業対象期間中に実績報告書の作成準備も同時に進めておく
事業対象補助金の実績報告は、提出する書類が多い上、書類作成に細かいルールが決められています。機械を1台購入するだけでも、実績報告には15枚程度の資料が必要であり、マニュアルの理解からjGrantsでの送信まで1週間以上かかることもあるほどです。
時間がかかっても、ルールに則った書類作成が行われていない場合は、補助金が減額されてしまいます。この時間を少しでも短縮するには、準備できる書類から早めに用意しておくことが大切です。
まとめ
実績報告は、事業を適切に行なっていることを証明するための重要な作業です。報告書の作成は多くの労力を必要としますが、国から受けている補助金であることを忘れずに、ルールに則って作成しましょう。
対象経費については以下の記事も参考にしてみてください。
