事業再構築補助金の理由書とは？必要ケース、書き方、ポイントを解説
事業再構築補助金の申請手続きや交付申請時において、理由書の提出を求められる場合があります。理由書は、全ての事業者が提出するものではなく、一定の条件から外れる場合に提出が必要な書類です。
本記事では、理由書とはどのような書類なのか、理由書が必要なケース、理由書の書き方やポイントなど、事業再構築補助金の理由書について解説します。
事業再構築補助金の理由書とは
事業再構築補助金における理由書とは、申請手続きや交付申請時に一定の条件から外れる事業者が、なぜ外れるのかその理由について記載し、提出する書類です。全ての事業者が提出する書類ではありませんが、提出条件に該当する事業者は、理由書を提出しないと申請した経費が補助対象として認められなくなります。
補助金を受け取るには、審査員が納得できるよう、条件を満たせない理由を理由書にしっかりと記載することが必要です。理由書は、「補助対象経費理由書」と「業者選定理由書」の2種類があり、提出する条件や提出のタイミングなどが異なります。詳細は次の項で詳しく解説します。
理由書が必要となるケース
事業再構築補助金の理由書が必要となるケースは、以下の4つです。ケースの詳細と必要な理由書を併せて見ていきましょう。
相見積もりをしない場合
事業再構築補助金では、経済性の観点から適切な発注先を選定しているか見極めるために、可能な限り相見積もりの提出が求められます。特に、契約（発注）先1件あたりの見積もり額合計が税抜き50万円以上となる場合、同一条件による相見積もりが必要です。
相見積もりをしない場合は、業者選定理由書を提出し、合理的な理由があることを証明する必要があります。合理的な理由とは、選定する企業が知的財産権もしくは独占販売権を保有していることが条件です。
知的財産に該当する主な権利は、以下の通りです。
特許権
著作権
実用新案権
商標権
意匠権
育成者権、など
これらの権利を持っていると、製品を特定の会社でしか取り扱えないことを示すことができ、合理的な理由と認められます。反対に、特定の会社以外でも同じ製品を取り扱っている場合は、合理的な理由にはなりません。
例として、合理的な理由と認められない理由は以下のとおりです。いずれも業者選定理由書ではなく相見積もりの提出が必要となります。
昔からの付き合いがある
他社よりも安い価格を提示してくれた
アフターサービスが良い
他社よりも優秀なノウハウを蓄積している
見積書を依頼したが発行してもらえなかった
上記の通り、業者選定理由書の提出で許可されるケースはごくわずかです。基本的には相見積もりを提出しなくてはいけません。なお、中古の機器・設備を購入する場合は、理由書の提出が認められず、型番を統一した見積もりが3社以上必須となっています。
最低金額ではない業者を選んだ場合
事業再構築補助金の公募要項では、可能な限り取得した相見積書の中で、最低価格を提示したものを選定すると明記されています。最低価格を提示した業者を選んでいない場合は、業者選定理由書と併せて価格の妥当性を示す書類の提出が必要です。なお、業者が提示した価格が市場価格とかけ離れている場合は、経費として認められません。
資産性のない補助対象経費のみを計上する場合
資産性のない経費とは、資産として残らない一過性の経費であり、以下の経費区分が該当します。
技術導入費
運搬費
専門家経費（コンサルティング料）
クラウドサービス利用費
知的財産権等関連経費
外注費
研修費
広告宣伝・販売促進費
事業再構築補助金では、事業資産に対する長期的な投資が目的となっています。このため、一過性の経費のみを計上する場合には、補助対象経費理由書の提出が必須条件です。
補助対象経費区分に偏りがある場合
資産性があったとしても、1つの経費区分のみに偏ってしまうと、継続的な事業の構築が困難だとみなされます。経費区分に偏りがある場合は、その理由を補助対象経費理由書に記載し、提出しなくてはいけません。
理由書の書き方とポイント
事業再構築補助金の理由書は、書式や書き方が決められているため、ルールに沿った作成が必要です。それぞれの理由書の書き方およびポイントを解説しますので、理由書を提出する場合の参考にしてみてください。
補助対象経費理由書の書き方
補助対象経費理由書は、事業再構築補助金の公式サイト内にある「電子申請に当たっての添付書類および参考資料」（ZIPファイル）をクリックします。そうすると、Wordファイル（提出用）とPDFファイル（記入見本）が表示されますので、Wordファイルを編集して作成します。
ここで最も重要なのは「計上の考え方」の記入方法です。経費区分で選んだ項目について必要性を説明しますが、やむを得ず経費が偏る理由や一過性の経費ではない理由などを記述します。
詳しい事業内容および経費も記述が必要です。根拠を明確に伝えるために、できるだけ具体的な数字とともに論理的に説明すると効果的です。
作成が完了したらPDF形式で保存し、電子申請時に忘れず添付しましょう。
業者選定理由書の書き方
業者選定理由書は、事業再構築補助金の公式サイト内にある「補助金交付候補者の採択後の資料」のうち、申請する公募回の「補助事業の手引き」をクリックします。そして「参考様式集」（ZIPファイル）の中にある「参考様式7 業者選定理由書」（Wordファイル）を開きましょう。
記載項目で最も重要なのは、選定理由です。本来相見積もりが必要であるものの、合理的な理由により提出できない理由や、最低価格ではない業者を選んだ理由など、業者を選んだ理由を記入します。審査員に理由を明確かつ強く伝えるには、独占販売権や知的財産権などの点を重視して書くと良いでしょう。
記入が終わったらPDFファイルとして保存し、交付申請の際に提出します。
分かりやすく簡潔に記載する
補助対象経費理由書・業者選定理由書のいずれも、必要事項をA4サイズ1枚にまとめて記入する決まりになっています。理由書の提出以外に面接などは求められず、理由書の記載内容で全てが判断されます。
事業再構築補助金の申請数は莫大な数であり、理由書の記載内容が分かりにくいと審査に時間がかかってしまいます。審査をスムーズに進めるために、審査員の誰が見ても分かりやすいよう、規定に沿って簡潔に記載することが重要です。
理由書の作成には、各理由書の重要項目として挙げた項目以外に、作成日・申請者情報（本社所在地・商号または名称・代表者氏名）・経費区分の記入も必要です。記載漏れがないよう、提出前にしっかりと確認するよう心がけましょう。
合理的な理由を記載する
理由書を作成する目的は、公募要項の規定から外れる理由を審査員に客観的に伝えることです。相見積もりが必要であるが相見積もりが取れない理由・経費が偏ってしまう理由などについて、客観的かつ合理的な理由を記載します。
例えば、事業の継続を目的として、特許権を取得している機能が必須であれば、相見積もりができないため、合理的な理由と認められるでしょう。一方で、「取引期間が長い」「担当者の印象が良かった」などの理由では、合理的ではなく客観性にも欠けるため認められません。
補助金支給を公平に進めるためには、客観的かつ合理的な理由が必要です。理由を熟考しながら、理由書の作成を進めていきましょう。
まとめ
事業再構築補助金は、採択を受けた後もさまざまな手続きが必要です。本記事で紹介したように、理由書は一部の事業者にのみ提出が求められる書類ですが、提出目的をしっかりと把握したうえで書類を作成しなくてはいけません。
利用者の提出を求められた事業者は、客観的かつ合理的な理由を述べたうえで、分かりやすく理由書を作成しましょう。
