見積書とは？書き方とポイント、テンプレート、注意点を解説

営業活動では、仕事を請け負う前に見積書を作成し、取引内容の提示・確認を行うことが多いと思います。見積書によって、仕事内容や報酬・金額について取引先と認識の違いがないかどうかをしっかり確認することが重要です。

今回は、見積書の概要や記載項目、作成方法などについて解説します。社内で指定のテンプレートがない方、見積書の作成に迷うことがある個人事業主の方は、参考にしてみてください。

見積書とは

見積書とは、仕事の発注時に受注側から発注側に発行する書類を指します。実際の仕事で、どのくらい金額がかかるのかを示すものですが、発行が義務付けられているものではありません。

見積書を発行することで、仕事の内容をすり合わせて確認できるため、契約するかどうかの判断材料になるほか、言った・聞いていないなど発注時のトラブルを回避できます。また、費用に関する情報が明確にでき、費用の内訳も透明化されると信用を得る結果にも繋がります。

見積もりのタイミング

発注側に向けて見積もりを提出するのは、一般的には仕事の依頼を受けたタイミングです。見積書の提出方法として、郵送やFAXで送付するケースもありますが、メールにデータファイルなどで添付する方法でも提出できます。

見積もりを提出するときは、見積もり額と合わせて、見積もり額に至った根拠を伝えると強い説得力が生まれます。発注者が正しい判断をもって見積もりに目を通せるように、必要な情報を漏れなく伝えるようにしましょう。

相見積もりとは

相見積もりとは、複数の発注者に対して同じ条件を提示したうえで見積もりを依頼することをいい、「あいみつ」とも呼ばれます。

相見積もりによって、発注者は複数の提案から最も適切な条件で仕事を依頼できます。また、案件に対する相場が把握でき、仕事内容や納期なども総合的に比較可能なため、より良い条件で仕事の発注が可能となります。

見積書と請求書の違い

見積書と請求書は、発行する目的やタイミングが異なります。見積書は、商品や業務の契約をする際の検討材料として、契約前の段階で提出する書類です。これに対し、請求書は契約内容が実行された後で、契約にかかった費用が記載された書類です。

見積書は、契約にかかる金額を予想して算出しているため、見積書と請求書の金額が多少異なっても問題ありません。ただし、大幅に変わる場合は事前に了承を得ておくと安心です。

見積書の記載項目

見積書に記載すべき内容として、8つの項目が挙げられます。それぞれの項目の内容について、簡単に見てみましょう。

※Misocaの見積書テンプレートより

タイトル

どのような書類であるかを示すタイトルを記載します。見積書であれば、一般的に「御見積書」「お見積書」「見積書」などが使われます。

宛先（見積先）

どこ宛の見積書であるかを示すものです。会社名や担当者名などが入ります。組織宛の見積書は「御中」、個人宛の見積書には「様」とつけましょう。

見積書の発行日

見積書には、一般的に有効期限が設けられており、明確な期限を記載するほか、「発行より1か月」などという形式で定める場合があります。このため、見積書を発行した日付の記載が必要です。

発行者情報・会社捺印

発行者の情報を示すとともに、相手に連絡先を知らせる項目でもあります。屋号・所在地・担当者名・電話番号・メールアドレスなどを記載します。捺印を求められた場合は、個人名での発行では認印・屋号での発行では角印を押しましょう。

見積額の総額

仕事の完了後、ここに記載した金額が請求書に記載されます。相手が見積書に目を通した時、分かりやすく目立つように、大きめのフォントで記載すると良いでしょう。

見積額の内訳

総額の下部に、見積額の内訳を記載します。主な内訳項目は、品名・単価・数量・税区分（軽減税率か否か）などです。

見積書の有効期限

有効期限は、必ず設定すべきものではありませんが、相手に取引契約の決断を促す効果が期待できます。取引に有効期限を設ける場合は、「20〇〇年〇月〇日」などと具体的な日付を示すか、または「発行日より1か月」といった表記で記載しましょう。一般的には、2週間から6か月の間で有効期限が設定されています。

管理番号

見積書の発行者が管理するための番号です。発行枚数が多い場合は、管理番号をつけておくとチェックしやすくなります。

見積書の作成方法

見積書の書式には、法的な決まりはなく、先述した記載項目が書かれていれば問題ありません。一般的には、以下の3つの方法から選択します。

ExcelやWordで作成

ExcelやWordを使って作成した見積書のテンプレートを、無料でダウンロードできるサイトがありますので、利用すると便利です。ExcelやWordで作成した見積書は、PDFファイルや画像などに変換してからメールに添付して送信しましょう。

テンプレートを利用

見積書作成サービスのサイトで、無料テンプレートを公開しています。形式が既に完成しているため、必要事項を入力するだけで見積書が完成します。

おすすめのテンプレートは「Misoca」です。シンプルなデザイン・カラー・イラスト入りなど、さまざまなタイプの見積書から選択できます。

市販のソフトやクラウド会計ソフトを使って作成

市販もしくはクラウドで、見積書の作成が簡単にできるソフトを入手できます。見積書だけでなく、請求書や納品書など取引に必要な書類一式が作成可能です。

見積書の保存義務

見積書は、請求書・納品書・領収書・支払明細書などと合わせて「証憑書類」と呼ばれており、法律によって保存が義務付けられています。証憑書類には、原本と写しの両方が含まれ、保存期間は以下のように定められています。

• 法人…見積書を発行した年度の確定申告期限の翌日から7年間（赤字決算となった法人は、繰越欠損金制度が利用できるため、10年間の保存が必要）

• 個人事業主…5年間（課税対象事業者の場合は7年間）

個人事業主では、青色申告と白色申告のどちらであっても、保存期間は変わりません。

令和4年1月1日から、改正電子帳簿保存法が施行されました。これにより、Eメールやインターネット上でやり取りした電子取引データは、電子データによる保存義務が加わりました。電子データで受け取った見積書を、プリントアウトして保存できるのは、令和5年12月31日までとされています。このため、プリントアウトせずにそのまま電子データで保存するようにしましょう。

インボイス制度導入で見積書の書き方は変わるか

令和5年10月1日から、インボイス制度の導入が決まっています。見積書の書き方は、導入による大きな変化はありません。ただし、見積額をもとにして仕入税額控除を行うのであれば、適格請求書（インボイス）の保存が必要となります。

見積額が記載されたインボイスを取引先から受け取る場合、仕入明細書を作成・保存することで、見積額をもとにした仕入税額控除が認められます。反対に、取引先から受け取ることができない場合は、金額の確定段階で発行されたインボイスを保存していれば、現場に即した金額で仕入税額控除が受けられるのです。

実はインボイスは、見積書・納品書・請求書などのうち、どの書類をインボイスとするのかについての規定がありません。一定条件に沿った記載事項が書かれていれば、インボイスに該当します。

どの書類をインボイスとしているのかを、受注側と発注側の間で共通の認識を持つことが必要です。

まとめ

事業者にとって、見積書は営業ルーツのひとつです。受注側と発注側で仕事の内容について共通の認識を持ち、トラブルを防ぐための重要書類となっています。見積書を出す段階で、仕事内容や金額などについて少しでも懸念点があれば、その段階で交渉するようにしましょう。

今回紹介した必要項目を見積書に含めることを忘れないようにし、スムーズな取引に向けた見積書を作成していきましょう。