送付状とは？具体的な書き方と送る際の注意点を解説

取引先をはじめ社外に書類などの郵送物を送る際、送付状をつけるのが一般的です。

私生活では送る機会が少ないだけに不慣れな方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、送付状の具体的な書き方や送る際に注意するポイントについて解説します。

事業者の方はもちろん送付状を送る必要のある方はぜひ参考にしてください。

送付状、送り状、添え状とは

送付状は、送り状、添え状とも呼ばれます。サンプルとしては以下のようなものになります。

参考：ビジネステンプレート（template.the-board.jp）

送付元・送付先の名前と住所、送付する書類の枚数と概要、簡単な挨拶など伝えたい内容を記載し、必要書類と一緒に同封します。

書類の概要を記載して相手に伝えるとともに、郵送物の内容にミスや不足が発生するのを防ぐ役割があります。

送付状なしで書類などを送ると、どこか「送りつけた感」が出てしまい相手に対して失礼にあたることもあります。

送付状をつけることで相手への配慮が表現できるだけでなく、業務上のミス防止にもつながりますので、必ず作成し同封するようにしましょう。

送付状の書き方

次に、送付状の書き方について紹介します。

送付状には、その役割を果たすために記載する項目がある程度決まっています。

記載する内容についてそれぞれ解説しますので、送付状を手元において、確認しながら一緒に書いてみてください。

送付日

送付状をいつ送ったのか相手に伝えるため、送付日を必ず記入します。

ぱっと一目で分かりやすいよう送付状の右上に記入しましょう。

日付は年月日まで記載し、和暦、西暦どちらでも問題ありませんが、全体の書き方を統一することを意識してください。

宛先

宛先は必ず文章の左上に記載し、送り先である会社名と担当者の名前を記載します。

相手先の名刺がある場合には、名刺の内容に沿って記載しましょう。

株式会社を（株）と書くなど省略した記載の仕方は基本的にNGです。

会社名、部署名だけの場合は、末尾に「御中」、担当者名まで記載する場合には、後に「様」をつけます。

• （例）会社名のみ：○○株式会社 御中

• （例）会社名と部署名：○〇株式会社 営業部 御中

• （例）会社名、部署名、担当者名の場合：○〇株式会社 営業部 課長 A様

送付者

日付の下（右上）の方に送付者自身の会社名と氏名を記載します。

記載する位置は、宛先よりも下に書くのがポイントです。

記載事項は会社名、会社の住所、送付者名の3点を記載していれば基本的に問題ありません。

送付状の場合、請求書や見積書などと異なり、会社の印鑑は不要です。

連絡先

書類の不備や不明点など何かあった場合、送付先の担当者がすぐ送付者に対して連絡が取れるよう、送付者の連絡先を記載します。

会社携帯がある場合はその番号、無い場合は、直通電話の番号を記載し、出来るだけ円滑に連絡が取れるようにしましょう。

代表電話の番号は、連絡がスムーズに取れない可能性があるので、出来るだけ連絡が取りやすい連絡先が理想です。

所属する組織名

○○会や△△組合など事業を行う上で加入が必要な組織に所属している場合、その組織名も記載します。

加入が任意の場合は、必須項目ではありませんが、事業を行う上で加入が義務付けられているような組織の場合は、必ず記載しましょう。

件名

電子メールを送るときと同様、送付状にも件名を記載します。

「○○契約書の件」など、読んだ相手が、何の書類の件が一目で分かるように記載しましょう。

書類の概要

書類の不備や漏れがないように同封している書類の概要も記載します。

相手が確認しやすいように一覧形式で記載するのがおすすめです。

送付状を見て相手がチェックをつけながら確認できる書き方が親切です。

書類の概要を記載することで送付者自身の確認にもつながります。

送付枚数、部数

送付する書類の枚数、部数も記載事項です。

枚数や部数まで記載することで送付先がより書類の内容を確認しやすくなります。

書類の概要だけで基本的に確認は出来ますが、枚数まで記載しておくことでより丁寧さが増し、印象としても良くなるでしょう。

挨拶文

挨拶文は、「拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のような、ある程度の定型文に続けて記載するのが一般的です。

季節を表す季語を入れながら記載するとより文章が綺麗に見えます。

定型文については、インターネットで検索すると色々出てきますので、季節や送り先に合ったものを使うと良いでしょう。

挨拶文の後に続けて、書類で確認してほしい点や注意点の説明など、書類に関する補足事項を記載します。

送付状のテンプレート

前項でご紹介した内容に沿って、オリジナルで送付状を作成することも可能ですが、特にこだわりがない方は、既存のテンプレートを利用するのがおすすめです。

自分で作成すると漏れや不備が発生する可能性もありますので、ミス防止の意味でも有効です。

以下でご紹介しているビジネステンプレートでは、送付状だけで英語表記を含む16種類のテンプレートを無料で利用できます。

送付状のテンプレートをお持ちでない方は、以下のサイトをご覧ください。

https://template.the-board.jp/cover_letters

送付状を送る際の注意点

最後に送付状を送る際の注意点を紹介します。

サイズや封筒に入れる順番など、大切なポイントがいくつかありますので、必ずチェックしてください。

サイズはA4が基本

まず、送付状のサイズですが、A4サイズが基本になります。

絶対的な決まりはありませんが、「ぱっと一目で文章全体が見渡せる」、「封筒やレターパックに同封しやすい」サイズ感を考えるとA4用紙が最適です。

通常、社内にあるクリアファイルもA4サイズ用である会社が大半と思われますので、送付状の基本サイズはA4と覚えておきましょう。

PCで作成する

送付状は手紙ではありませんので、PCで作成するのが基本です。

手書きで作成する特別な意図がある場合を除き、PCで作成した方が、字の大きさが均一でまとまりのあるレイアウトで作れます。

作成したものを保存しておくと、すぐに修正でき、また自身のテンプレートとして活用できますので、宛先や内容を変えるだけで使い回しが出来るのもメリットです。

送付状は、挨拶文を多少入れるものの、基本的には同封する書類の概要を伝えるものですので、PCで簡単に効率よく作りましょう。

一番上に重ねて送る

送付状は同封物の概要を伝える役割をするため、他の書類の一番上に重ねて同封します。

他の書類に紛れていては送付状を入れる意味が薄れてしまい、受け取った方に対する印象も良くないので注意しましょう。

封筒やレターパックを開けたとき際、一番に目に入るのが送付状となるように封をするのが基本となります。

まとめ

今回は、ビジネスで利用する機会が多い送付状について書き方や注意点を解説しました。

送付状は、定型的な内容がほとんどですので、オリジナリティを出すよりも前項で説明し他とおり、基本に忠実に作成しましょう。

テンプレートも沢山ありますので、特にこだわりがない方は基本事項を覚えておくだけで充分です。

基本事項をしっかり守って効率よく送付状を作れるようにしましょう。