おすすめチャットアプリ5選！基本機能や選び方、メリットなどを解説

取引先との連絡はメールや電話が通常でしたが、近年ではチャットアプリを導入している企業も多いです。

プライベートでは利用するチャットアプリですが、法人向けにはどのような機能が提供されているのでしょうか？

この記事では法人で活用できるチャットアプリの基本機能と、おすすめのチャットアプリ5選を紹介します。チャットアプリの選び方とメリットも解説するため、導入を検討している企業はぜひ参考にしてください。

チャットアプリとは

チャットアプリとは、アプリを通じてメッセージやデータ転送、通話などを行うことができるツールです。日本では「LINE」が代表例となります。

ビジネスにおいては、チャットアプリを使うとグループを作って素早くファイルを共有するなどが可能です。従来のメールでは、CCで宛先を設定して本文を記載するなどの手間がかかりますが、チャットアプリであれば手間がかからずやり取りでき、非常に便利です。

チャットアプリの基本機能

チャットアプリの代表的な機能には以下の4点が挙げられます。

• チャット機能

• グループチャット機能

• 音声・ビデオチャット機能

•  ファイル共有機能

それぞれ一つずつ確認していきましょう。

チャット機能

チャットとは、インターネットを介してリアルタイムにメッセージを送る機能のことです。速度も速いため、会話のようにスムーズにやりとりすることができます。出先であっても、メールや電話よりも手軽で効率的に連絡を取り合うことが可能です。

グループチャット機能

グループチャット機能とは、チャットを複数名のグループで行うことができる機能のことです。個別にチャットする必要がなくなるため、連絡の効率が高まります。チャットアプリによって異なるものの、おおよそ30名〜100名ほどの人数が入れるグループの作成が可能です。

音声・ビデオチャット機能

チャットアプリでは、チャット機能の他に、音声通話やビデオ通話が可能です。無料で通話ができるチャットアプリが多く、会議やミーティングなどに用いられます。

チャットアプリによってはビデオチャットでの画面共有や、会議の録画が可能です。パソコンやタブレットにあるファイルなどを画面共有したり、履歴として保存できるため、参加できなかったメンバーへの共有なども容易に行えます。

ファイル共有機能

ファイルのデータ共有もチャットアプリで行うことができます。個別にデータを送ることもできれば、グループチャットで全員に共有することも可能です。ただしデータの容量が大きすぎると送ることができないチャットアプリもありますので注意が必要です。

チャットアプリのメリット

チャットアプリには以下の3つのメリットがあります。

• スピーディーなコミュニケーション

• セキュリティ対策がされている

• タスク管理やファイル管理ができる

導入に悩んでいる方は、一つずつメリットを確認しておきましょう。

スピーディーなコミュニケーション

チャットアプリはスピーディーなコミュニケーションを取ることができます。即座に相手にメッセージを伝えることができるため、連絡に時間がかかりません。

メールは文面の執筆に時間がかかることに加え、相手が確認するまでに時間がかかることもあります。チャットアプリではリアルタイムで会話でき、絵文字などを使えば、自分が確認したことを瞬間的に相手に伝えることが可能です。

セキュリティ対策がされている

チャットのようなクラウドシステムは情報の共有が簡単に行える一方で、以前はセキュリティ面で不安に感じる人も多くいました。しかし近年ではどの会社もセキュリティ対策を万全にしているため、安心してメッセージやデータ共有が可能となります。

チャットする相手を事前に登録しておくことで、メールでありがちな誤送信といった人為的なミスを減らすこともできます。

タスク管理やファイル管理ができる

チャットアプリではタスク管理やファイル管理など、一括管理が可能です。タスク管理が付いていれば、わざわざ従業員に「あの業務は終わったのか」などと確認する必要もなくなります。

またチャットグループ内でファイルが共有でき、プレビュー機能などもついているため、閲覧の度にダウンロードする必要がなく便利です。

おすすめのチャットアプリ5選

ここではおすすめのチャットアプリを5つ紹介します。

• Chatwork

• Slack

• LINE WORKS

• Microsoft Teams

• Office Messenger

会社やチームに最もフィットするチャットアプリを見つけるために、特徴を一つずつ確認しておきましょう。

Chatwork

チャットワークは、Chatwork株式会社が提供するチャットアプリで、全国36万社の企業が導入しています。

チャットアプリの基本機能は全て導入されていますが、無料プランと有料プランによって利用可能範囲が異なります。

無料プランは、メッセージが40日過ぎると自動的に閲覧できなくなるうえ、ユーザー登録できる人数は100名までと制限されています。過去のメッセージを遡る必要がない方は無料でも十分利用できるでしょう。

一方、有料プランになると、ユーザー数や過去のメッセージに制限がなくなり、ストレージ容量も大きくなる特徴があります。社内だけでなく取引先との連絡ツールとして使用する場合は、メッセージが保存できる有料プランの方がおすすめです。

<料金プラン>

参考：チャットワーク - Chatwork

Slack

Slackは、アメリカ企業のSlack Technology社が運営するビジネス用チャットツールです。日本の企業でも多く採用されており、シェア率はMicrosoft Teamsに次ぐ2位となっています。

Slackもチャットアプリの基本機能はすべて利用できますが、無料プランではグループでの音声通話はできないため、会議などを行う場合は有料プランへの加入がおすすめです。

後からメッセージの修正ができたり、他のアプリとの連携や細かい設定、検索機能などが充実しているため、使い勝手が良いと評判の良いアプリです。

<料金プラン>

参考：Slack

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINE WORKS株式会社が提供する企業向けビジネスチャットツールです。日本でも多くの方が利用しているLINEのように使えるため、馴染みのあるアプリとして企業からの人気も高いです。

無料プランでは、登録できるユーザー数が30名までと少ないです。そのため、従業員が多い企業や、取引先との連絡ツールとして使う場合は有料プランが必須です。有料プランになると、ストレージ数が他社と比較して大きくなり、多くのデータを管理できるのも特徴です。

<料金プラン>

参考：LINEとつながる唯一のビジネスチャット - LINE WORKS

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、MicrosoftのOffice365サービスに含まれるビジネスチャットツールです。無料版でも利用者の制限がなく、メッセージの履歴保存も無制限で残るという特徴があります。

Microsoft Teamsは会議の参加者上限が多いため、大規模なミーティングなどを行うのに適しています。

さらに「Microsoft 365 Business Basic」以上のプランを選べば、Microsoft 365 アプリを利用することもできます。officeの導入を検討している企業は、Microsoft Teamsを合わせて利用するのがおすすめです。

<料金プラン>

参考：Microsoft Teams

Office Messenger

Office Messengerは、「株式会社JIRAN JAPAN」が運営するビジネスチャットアプリです。チャットアプリとしてはシンプルな作りになっていますが、JIRAN JAPANはセキュリティ技術に強みを持つ事業者で、Office Messengerにも監査ログ機能などが搭載されています。

また、50名まではユーザー単位での料金が不要な点も特徴です。最初に紹介した4つの人気アプリは、高機能ですが、ユーザーが増えるごとに毎月の負担も増加していきます。あまりアクティブではないユーザー分も料金を支払う必要があることに不満を抱える方もいらっしゃるでしょう。その点、Office Messengerはスモールビジネス向けにはコスパの良いアプリと言えます。

なお、ビデオ会議をするためには、プラス月額5,000円かかるため注意しましょう。

参考：Office Messenger

チャットアプリの選び方

チャットアプリにはさまざまな種類があります。自分に合ったアプリを選ぶためにも、以下の点に注意しましょう。

• 求める機能があるか

• コストパフォーマンスが良いか

• 使いやすいか

• 他のツールと連携しやすいか

チャットアプリは一度導入すると他のツールへの乗り換えが難しくなるので、後で失敗しないためにも、一つずつ確認しておきましょう。

求める機能があるか

チャットアプリを選ぶ際は、求める機能が付いているのかを確認してから選びましょう。どのアプリにもチャットアプリの基本機能はついていますが、オプションは各社によって異なります。「この機能があったら便利だな」と思うアプリがあれば、事前に確認するようにしましょう。

コストパフォーマンスが良いか

有料プランのチャットアプリを利用する際は、コストパフォーマンスも検討しなければいけません。一度社内で有料プランのチャットアプリを導入したものの、コストパフォーマンスが悪く、他のアプリに切り替えるとなると、従業員の方は混乱してしまいます。

そのため、導入するチャットアプリを検討する際は、どれくらいの利用者を想定し、どのような機能を求めているのかを決めておきましょう。後で利用者が増え、他のアプリに切り替えしなければいけない状態などになると、無駄な費用となってしまいます。

使いやすいか

当然ながら、使いやすさも肝心です。チャットアプリは社員のコミュニケーションの中心となるため、使いやすさは日々の生産性に直結します。

チャットアプリには無料で使えるサービスが多いため、いきなり有料プランを契約するのではなく、無料プランから使ってみることをおすすめします。一度使ってみて、使いやすいアプリを選び、具体的な導入を検討するようにしましょう。

他のツールと連携しやすいか

ビジネスチャットアプリは外部ツールとの連携ができればより便利に使うことができるため、よく使うツールと連携できるかも選ぶ際のポイントです。

ファイル共有サービスなどと連携させることができれば、通知が届き、何度もデータを確認する手間を省くことができます。他にも、メール、CRM、タスク管理など、あらゆるツールの連携することで、業務をより効率化できます。

良く使用するツールがあれば、チャットアプリとの連携が可能であるかを確認しておきましょう。

まとめ

チャットアプリは、社内だけでなく取引先との連絡ツールとしても利用されます。メッセージなどのチャット機能から、音声・ビデオ通話、データ共有などをスピーディーに行うことができます。

労働人口が減る中、生産性向上は多くの企業にとって重要なポイントです。まだ電話やメールを中心にやり取りしている会社がれば、是非導入を検討してみてください。

本記事では5つのおすすめチャットアプリを紹介しましたが、まずは無料版で使いやすさなどを確認してみることをおすすめします。