タイムスタンプを付与された後、取引情報の授受を行う。
取引情報の授受後、住綾香にタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者、または監督者にかんする情報を確認できるようにしておく。
電子取引データについて訂正/削除を行った場合、事実内容を確認できるシステム、または記録時効の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受の保存を行う。
訂正/削除の防止に関する事務処理規程を定めその規程の運用を行う

可視性の要件

以下のすべてを満たすことが必要です。

電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
保存場所にパソコン、プログラム、ディスプレイ及びこれからの操作マニュアルを備え付け、画面・書面で速やかに出力できる状態にしておくこと
検索機能を確保すること（※）

※売上高が5,000万円以下の小規模事業者で、税務署のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合不要

電子帳簿保存法における業務フロー

電子帳簿保存法における業務フローは、3つの区分によって異なります。一つずつ確認していきましょう。

電子帳簿等保存

電子帳簿保存法に定められている帳簿や書類を電子保存する場合、管轄の税務署で承認申請を行う必要があります。申請するにあたっては、以下の準備が必要です。

電子保存する書類を決める
電子保存する日付を決める
電子計算機の操作説明書を用意しておく
電子保存する会計ソフトなどのプログラムを準備しておく
電子帳簿等保存の要件を満たしているかを確認する
承認申請書に必要事項を記入する

上記の準備が完了した後は、適用開始の3か月前までに、添付書類を用意して税務署へ提出します。提出した後は、電子データを含め、帳簿書類の保存期間は、法人の場合ですと確定申告書の提出期限翌日より7年です。

ただし、さまざまな理由によって会社の利益がマイナスになり、欠損金の繰越控除を受ける場合は、保存期間は最長10年まで延長されます。

スキャナ保存

電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存をする際は、以下の3つの手順で行います。

書類を日付・金額・取引先で検索できるようにしておく
削除や訂正などの履歴がわかるシステムまたはタイムスタンプを導入しておく
要件の解像度・階調を満たすスキャナを用意しておく

類をスキャナした後は、2か月と7営業日以内にタイムスタンプを付与しなければいけません。ただし、削除や訂正などの履歴がわかるシステムを導入していた場合は、タイムスタンプは不要です。

電子取引

電子取引の保存方法は、以下の手順です。

「電子取引に関する事務処理規程」を作成・保管する
請求書等をPDFなどの形式でサーバ等に保存する
ファイル名を「取引日・相手名称・取引金額」に変更する

上記の運用で、電子保存の要件を満たしますが、実際は細かな規定があるため、会計士や税理士などの専門家と相談しながら作成することをおすすめします。

電子帳簿保存法違反の罰則

電子帳簿保存法に違反した場合は、以下の4つの罰則が科せられます。

青色申告承認が取り消しになる可能性
追徴課税
推計課税
会社法での過料

知らずに電子保存しないと、大きなデメリットにもつながるため、一つずつ確認しておきましょう。

青色申告承認が取り消しになる可能性

電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の承認が取り消される可能性があります。青色申告は最大65万円の所得控除の制度があるため、取り消されると納税額が大きくなるデメリットがあります。

もちろん、違反の程度などを総合勘案の上で判断するとされていますが、欠損金の繰越しができなくなり、会社の信用度も失ってしまうため、違反しないように注意しなければいけません。

追徴課税

電子帳簿保存法に違反した場合は、正しい納税額を申告できていない可能性も高く、延滞税などの追徴課税が課せられる場合もあります。

電子データで保存していない場合、国税に関する帳簿や書類も保存されていないケースも多いです。特に悪意を持って保存していないと、脱税などとして扱われる可能性もあるため注意が必要です。

推計課税

青色申告の承認が取り消された場合は、白色申告となり推計課税があります。推計課税とは、税務調査に協力しない納税者などに課せられる税金です。

推定で納税額が計算されるため、実際の所得税や法人税より高くなる税額になる場合があるため注意しなければいけません。

会社法での過料

会社法976条では、帳簿や書類の記録、保存をする規定があり、違反した場合や虚偽の基調を行った場合は100万円以下の過料が課せられます。

同時に会社法への違反があったとして扱われるため、企業信頼度は大幅に低下してしまいます。

電子帳簿保存法へ対応するメリット

電子帳簿保存法は法律ではあるものの、対応することで以下のメリットにつながります。

業務効率化
ペーパーレスによるコスト削減
多様な働き方への対応ができる
セキュリティ強化

一つずつ確認しておきましょう。

業務効率化

電子帳簿保存法へ対応することで、手書きで請求書などを作る必要がなくなるため、業務効率の向上につながります。

紙ベースでの業務は、「作成の手間」や「押印・印刷などの手間」等につながり、非効率な作業となってしまいます。

しかし電子帳簿保存法に対応すれば、電子データベースで作成することができ、なおかつ他のソフトと連携すれば、数秒で書類を作ることが可能です。効率が上がれば、他の業務に人員を充てることができ、生産性の向上にもつながります。

ペーパーレスによるコスト削減

電子データで保存すれば、ペーパーレスによるコスト削減につながります。当然ながら、紙媒体で書類を作ると、紙の購入費用と、インク代、印刷費用が掛かります。

しかし電子データであれば、かかる費用はパソコンの電気代程度であるため、コストを大幅に削減することができます。

多様な働き方への対応ができる

現在ではテレワークを取り入れる企業や、オンラインでビジネスを行うなど、多様な働き方が増えてきたため、電子帳簿保存法への対応はそれらのビジネス面でも効果的です。

さらに、電子帳簿保存法によって、紙ベースでの業務に対応していない企業も多く、オフィスに縛られない仕事が増えているため、対応が可能となります。

セキュリティ強化

電子帳簿保存法への対応は、内部統制やセキュリティの強化の面でも効果を発揮します。本記事で紹介した通り、電子帳簿保存法で定められた要件は、文章の改ざんや情報漏洩などのリスク対策にもつながるためです。

【ケース別】電子帳簿保存法の注意点

ここでは電子帳簿保存法の注意点を2つ紹介します。

過去に承認申請を受けている場合

過去に旧法の電子帳簿保存の承認を受けていても、優良電子帳簿の届出は必要となります。

電子帳簿保存法は過去に何度も改正されており、以前承認申請を受けている方もいらっしゃることでしょう。

国税庁のホームページにある「お問合せの多いご質問（令和３年11月）」では、過去に承認申請を受けた場合の回答をしています。

【特例の適用を受ける旨の届出書】

関係帳追2 既に旧法の承認を受けて電子帳簿保存を行っていますが、その場合であれば、法第8条第4項（過少申告加算税の軽減措置）の規定の適用を受ける旨等を記載した届出書の提出は不要となるのでしょうか。

【回答】

既に令和3年度税制改正前の法の承認を受けて法第8条第4項（過少申告加算税の軽減措置）の規定の対象となる全ての国税関係帳簿に係る電磁的記録を保存等している場合であっても、あらかじめ、本措置の適用を受ける旨等を記載した届出書の提出が必要となります（問39参照）。なお、この「あらかじめ」の適用に当たっては、本措置の適用を受けようとする国税の法定申告期限までにその届出書の提出があれば、あらかじめ提出があったものとして取り扱うこととされています（取扱通達8－4）。

優良電子帳簿の適用を受けるためには、税務署への届出提出だけとなります。審査などもないため、過去に申請を受けている方も提出していたほうが良いでしょう。