イベントの開催で使える補助金とは？イベントを開催するメリットやおすすめの補助金・助成金、申請の流れなどを紹介

「イベントの開催で使える補助金はある？」こんな疑問を抱いている事業者の方も多いのではないでしょうか。

イベントは企業が自社の商品やサービスを広くPRするために必要なマーケティング活動の一環です。

より多くのユーザーに商品を届けるための効果的な宣伝方法のひとつですが、多額の費用がかかるのも事実です。そんな時に補助金を活用できれば、イベント開催にかかる費用を抑えることができます。

この記事では、イベント開催で使える補助金と申請の流れについて紹介します。

イベント開催とは

イベント開催とは、企業が自社商品やサービスを広く知らせるための企画を指します。展示会やワークショップ、セミナーなど、イベント開催の方法は多岐にわたります。

これらの企画を通して、より多くのユーザーに商品やサービスの魅力を伝えることを目的としています。

ここではそんなイベント開催のメリットや必要な費用について紹介します。

企業がイベントを開催するメリット

はじめに企業がイベントを開催するメリットを見ていきましょう。

▼イベントを開催するメリット

• 企業の知名度アップにつながる

• 商品やサービスがユーザーの手に触れる機会になる

• ビジネスパートナーとの関係構築につながる

イベントを開催すれば、多くの方に企業の存在を知ってもらうことができます。実際に自社の商品やサービスを体験してもらえる場を設ければ、手に触れてもらえる機会となり、新規顧客の獲得にもつながります。

また、ユーザーと直接話せるきっかけにもなるので、改善点なども見つけることができることでしょう。

さらに同業他社や取引先などにも自社商品を説明するきっかけにもなり、新たなビジネスパートナーとの関係構築にも役立つメリットがあります。

イベントを開催するのに必要な費用

イベント開催にかかる費用は、イベント内容や企業規模によって大きく異なります。講演会やセミナーなどであれば60万円〜80万円程度、企業の記念パーティーなどであれば200万円程度、社外向けPRイベントであれば300万円以上かかることもあるでしょう。

イベント開催には会場費や運営費用、広告費用、リース費用などさまざまな費用がかかります。どのような費用がかかるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

会場費

会場費はイベントを行う場所代です。施設の立地や収容人数などによって会場費の金額は大きく変動します。

都心部になるほど費用が高くなり、なおかつ収容人数が多くなるほど費用も割高になるものです。会場費はイベント開催費用の中で大きな割合を占めるため、適切な会場選びがイベント開催の成功のカギを握っているといっても過言ではありません。

運営費用

イベントの運営を行ってくれる会社にかかる費用です。イベント運営は、開催する企業が行うケースもあれば、プロである運営会社に一任するケースもあります。当然ながら専門家に一任した方がスムーズにイベントを進めることが可能です。

広告費用

イベントを開催する場合には、集客するための宣伝広告費用が発生します。自社だけで広告宣伝するのでなく、専門業者に依頼して広告宣伝するケースもあります。

広告費やWebやSNSだけでなく、TVCMやチラシなど多種多様であり、費用もそれぞれ異なります。

リース費用

マイクや照明等の音響機材や、テーブルやイスなどを借りる際にはリース費用がかかります。イベントは多くの方が来るので、備品などを用意しておかなければいけません。リース費用その備品の数やクオリティなどによって大きく変動します。

イベント開催に使える補助金・助成金

イベント開催にはさまざまな費用がかかりますが、これらの費用は決して安いものではありません。少しでもコストを削減するためには補助金・助成金の活用をおすすめします。ここではイベント開催に使える補助金・助成金を紹介します。

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者が販路開拓や生産性向上に向けた取り組みを補助する補助金制度です。

従業員数20名以下の小規模事業者であれば要件が満たしやすく、これまで何度も公募されている人気の補助金です。

最大補助額は250万円となっており、展示会等出展費（オンラインによる展示会・商談会等を含む）など幅広い経費が対象となります。

詳細は以下の記事でも詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。

参考：小規模事業者持続化補助金とは？対象者や補助額、申請方法、スケジュールを解説

国際会議誘致・開催支援事業

国際会議誘致・開催支援事業とは各都市のコンベンションビューロー等と連携しながら、一定の条件を満たす国際会議について、誘致・開催の支援サービスを無料で提供する日本政府観光局（JNTO）のサービスです。

イベントの開催都市の選定から手配、開催地決定権者（キーパーソン）の日本への招請やJNTO海外事務所を通じたロビー活動支援を行ってくれます。また、JNTOが寄附金を受け入れ、主催者へ交付する制度も設けられています。

JNTOは参加国数が3ヶ国以上、来訪外国人が50人以上、開催費用が500万円以上などの国際会議の基本的要件が設けられておりますが、小規模の会議から医療、社会、教育、産業などあらゆる分野で利用することが可能です。

専任スタッフによるサポートも受けられるため、国際的なイベントを検討している方が活用したい支援の一つです。

参考：国際会議誘致・開催支援サービス | JNTOの国際会議誘致・開催支援 | 国際会議主催者向け | 日本政府観光局（JNTO）MICEの誘致・開催支援

地域商店街活性化事業（にぎわい補助金）

地域商店街活性化事業では、「にぎわい補助金」が用意されています。にぎわい補助金とは、商店街組織が地域コミュニティの担い手として実施する、継続的な集客促進、需要喚起、商店街の体質強化等に役立つ取組を支援する助成金です。

客数が減っている商店街やあらたなイベントを地域コミュニティと連携して行う場合に活用することができます。にぎわい補助金は、お近くの「都道府県商店街振興組合連合会（県振連）」が行っていますので、応募する際は必ず問い合わせして確認しておきましょう。

参考：にぎわい補助金

MICE開催関係助成金

MICE（マイス）開催関係助成金とは、多くの都市が国際会議の誘致を目的としたイベントを開催する時に活用できる制度です。

そもそもMICEとは、企業系会議（M: Meeting）、企業の報奨・研修旅行（I: Incentive Travel）、国際会議等（C: Convention）、展示会・見本市/イベント等（Ex: Exhibition / Ev: Event）の総称を指します。

東京モーターショーやオリンピックなど、国際機関・団体、民間企業等が主催または後援する展示会やイベントに対して各都道府県が助成します。

横浜市では「令和6年度横浜コンベンション開催支援助成金」を実施し、経済波及効果が見込まれるイベントに対して、開催費用の一部を助成しておりました。このように各地域独自のMICE開催関係助成金が設けられているため、国際的なイベントを開催する予定の方におすすめです。

自治体によって条件や助成額は異なるので、必ず確認してから活用を検討しましょう。ここでは4つのMICE開催関係助成金を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

次世代型ＭＩＣＥ開催資金助成

次世代型MICE開催資金助成とは、東京での国際的なMICE開催を予定している主催者に対して公益財団法人東京観光財団が先端テクノロジーの活用に係る経費の一部を助成するものです。

上限額3,000万円又は対象経費合計額の10分の10のいずれか低い金額が助成されますが、助成対象者や対象経費などが細かく定められています。

参考：次世代型ＭＩＣＥ開催資金助成 | 助成金 | ビジネスイベント東京

環境配慮型ＭＩＣＥ開催資金助成

環境配慮型MICE開催資金助成とは、環境配慮型MICEを推進し、開催都市としての付加価値を向上させることを目的として、東京都内でのMICE開催を予定している主催者に対して運営経費の一部を助成する制度です。

上限額700万円又は対象経費合計額の10分の10のいずれか低い金額が助成されます。

参考：環境配慮型ＭＩＣＥ開催資金助成 | 助成金 | ビジネスイベント東京

多摩地域におけるMICE誘致促進事業

多摩地域におけるMICE誘致促進事業とは、東京都多摩地域においてMICEの誘致を行う際の国際空港とMICE開催地域間を走行する参加者用貸切バスの運営に係る費用に対して助成金が交付されます。

参考：多摩地域におけるＭＩＣＥ誘致促進事業

京都MICEサポートサービス

京都MICEサポートサービスでは、「サステナブルなMICE開催支援補助制度」「京都らしいMICE開催支援補助制度」「京都市MICE開催支援助成金」が用意されています。

京都市内でのMICEを行う企業に対し、経費の一部を助成するものです。それぞれ対象者や助成金の額などが異なるため、事前に確認してから活用しましょう。

参考：京都市の開催支援助成金 

地方自治体の補助金・助成金

地方自治体でも独自にイベント開催に活用できる補助金や助成金を用意しているケースも多いです。ここでは地方自治体の補助金例を紹介するので、自社企業がある自治体へ確認してみましょう。

墨田区ものづくりプロモーション推進補助金

墨田区ものづくりプロモーション推進補助金とは、墨田区から区の認定を受けた事業者が工場見学や製品販売、技術の実演・体験事業など、区のものづくりをPRするイベントを行う場合、経費の一部に対して補助金が交付されます。

補助額と補助率は下図の通りです。

本補助金は広告宣伝を始め、イベント開催に伴う運営費や会場費などに活用できます。ただし、毎年予算額に到達した時点で受付終了となっているので、活用したい人は早めに応募するのをおすすめします。

参考：ものづくりプロモーション推進補助金　墨田区公式ウェブサイト

豊中市にぎわい事業助成金

豊中市にぎわい事業助成金とは、豊中市域において来街者を多数呼び込むことにより、にぎわいを創出する事業等の充実をとおして、まちの活性化を図ることを目的とした助成金です。

令和7年度の本助成金では、最大30万円まで交付されます。豊中市域で開催する音楽コンサート、まつり等、にぎわいをもたらすイベントや企画などに活用することができます。

参考：豊中市にぎわい事業助成金　豊中市

福島市商店街等活性化イベント支援事業補助金

福島市商店街等活性化イベント支援事業補助金とは、福島で地域経済の活性化のためのイベントなどを開催する事業者に対し、報償費、会場借用費、会場設営費、広告宣伝費、イベント費などの費用に対して補助金が交付されます。

音楽イベントや地域のお祭り、飲食イベントなど、活用事業例はさまざまです。本補助金では実施期間や実施場所によって交付される補助金の上限額が変わります。

福島市でのイベントを検討している事業者はぜひ活用したい補助金なので、以下のサイトを確認してからお申込みください。

参考：【令和6年度】福島市商店街等活性化イベント支援事業補助金交付申請受付中！ - 福島市

補助金・助成金申請の流れ

ここでは補助金・助成金申請の流れについて紹介します。具体的な補助金の申請手順は、各補助金によって異なります。ここでは大まかな流れを説明するので、これから補助金の活用を検討している方は確認しておきましょう。

目的に合った補助金・助成金をさがす

最初は目的に合った補助金・助成金探しから始めましょう。本記事で紹介した補助金はもちろん、地方自治体独自で用意している補助金も多くあります。

補助金コネクトでは、使える補助金を一瞬で検索できる「AI補助金診断」をご提供しています。無料ですので、使える補助金を調べたいという方は是非ご活用くださいませ。

事業計画書と申請書類を作成する

次に応募する補助金制度が決まったら事業計画書と申請書類の作成を行います。

補助金によって必要書類や申請書類が異なるため、必ずホームページで確認しましょう。

なお、補助金申請時には必須ともいえる事業計画書は、採択の可否を大きく左右する書類です。必ず専門家にチェックを受けてから申請することをおすすめします。

申請書類を提出する

書類の準備ができた後は、補助金制度を運営している官公庁に提出します。各補助金によって運営省庁は異なるため、事前に確認しておきましょう。

また補助金の中には認定経営革新等支援機関など、第三者機関の確認を受ける必要がある補助金もあるため、事前にスケジュール管理も重要となります。

事業を開始する

申請書類を提出し、採択された後は事業を開始していきます。提出した事業計画通りに従って施策を進めていきます。

事業の報告をする

事業が終了した後は、実績報告として最終報告書を提出します。事業でかかった費用や実施内容などをまとめ、官公庁の窓口に提出します。

その後確定検査が行われ、事業が計画通りに遂行されたとみなされると支給額の決定通知が交付され、補助金を受け取ることができる流れです。 

補助金を活用する際の注意点

ここでは補助金を活用する際の注意点を2点紹介します。

補助金は原則後払いであることを考慮する

補助金は原則事業の実績報告をした後に交付されるため注意が必要です。

補助金や助成金の中には、申請して採択されるとすぐに交付されるものも多いですが、イベント開催に活用できる補助金は、事業を行った後に交付されます。

つまり、イベント開催に伴う費用は申請者が先に負担し、後で補助金が入金される形になるため、資金繰りには注意しましょう。

会社規模に応じた現実的な事業計画を策定する

無理な事業計画書を策定すると、実績報告でも成果を証明できなくなるため、会社規模に応じた現実的な事業計画を策定するようにしましょう。

無理な事業計画を組んでも、計画通りに実行できなければ事業自体に影響が出たり、採択の取り消しなどにつながる可能性もあります。そのため、専門家と相談しながら事業計画の策定を行うようにしましょう。

補助金に採択されるためのポイント

最後に補助金が採択されるためのポイントを4点紹介します。補助金は申請しても必ず採択されるわけではないため、ひとつずつ確認してから申請準備に入りましょう。

書類の不備をなくす

補助金を申請する際に必要な書類は、不備なく完璧な状態で申請しましょう。書類に不備があると、採択の可否以前に再提出が求められます。

その再提出に時間を要する方も多く、いつのまにか補助金が予算に到達してしまい、打ち切りになったというケースもあります。

そのため、書類の不備がない状態で申請するのがベストです。何度もチェックを行い、完璧な状態で申請しましょう。

事業計画書の完成度を高める

事業計画書は採択の可否を決める重要な要素であるため、完成度を高めた状態で申請しましょう。とはいえ、事業計画書の完成度を高めるといっても、初めて申請される方には難易度が高いです。

事業計画書の内容に不安要素があると不認可となる可能性も高いため、できれば専門家と一緒に作成するようにすれば、より内容が充実した事業計画書を作成することができます。

審査における加点ポイントを意識する

補助金の中には審査における加点ポイントが設けられており、要件を満たすと採択される可能性も高くなります。

各補助金毎に設けられている加点ポイントを満たせば採択率を高められるのです。加点ポイントは公募要領に記載がありますので、事前にチェックして要件を満たせるか確認しておきましょう。

専門家のアドバイスを受ける

補助金の採択率を高めたい人は「専門家のアドバイスを受ける」ことが最も効果的です。

専門家は過去に数多くの補助金の申請をサポートしてきた実績があるので、採択されるポイントを網羅しています。

さらに事業計画書の作成から加点ポイントのチェックなども行ってくれるので、スムーズに申請することが可能です。

補助金コネクトは、多くの企業様の資金調達のサポートを行っており、さまざまな補助金申請のお手伝いを行っております。

相談件数も1年間で1,000件以上あり、支援総額も1年間で5億円以上補助金採択率9割以上となる実績があります。相談料も無料なため、補助金を検討している方はぜひ一度ご相談下さいませ。

まとめ

今回はイベント開催に利用できる補助金を紹介しました。補助金は国だけでなく自治体でも用意されているので、気になる方は補助金コネクトへお気軽にご相談下さい。

また当社にご相談頂ければ、事業計画の作成から申請のサポートを行います。相談料も無料なので、ぜひ下記お問い合わせフォームよりご連絡くださいませ。